‘Eerst de opdracht goed in de steigers zetten, dan helder afspreken hoe we het veld in gaan en vervolgens het spel spelen, elkaar scherp houden en bijsturen waar nodig. Dat is de manier waarop ik mijn opdrachtgevers en het Baas-team meeneem in projecten’. Aan het woord is Manfred Jochems met meer dan dertig jaren ervaring.
Op een vroege vrijdagochtend in februari spreken we elkaar over zijn vak op het hoofdkantoor onder het toeziend oog van André – Mari Ampère vanaf een schilderij aan de muur. Het is in de nadagen van de corona pandemie en aan de vooravond van de storm Eunice.
VLGMMPO en BOKPRVW
‘De thema’s en principes van Prince2 heb ik dagelijkse op het netvlies’, vertelt hij. ‘Ik gebruik de principes voor mijn eigen projecten, maar ook als ik iemand met zijn of haar project ondersteun. Soms zijn er projecten waarvoor ik alles volledig volgens deze richtlijnen tot in detail uitwerk. Het zijn voor mij keiharde principes, die ik met de onuitsprekelijke afkorting VLGMMPO op het netvlies heb:
- Volwaardig, zakelijke rechtvaardiging;
- Leren van ervaring. Als iets fout gaat moet je het daarna gewoon niet meer doen, als iets goed gaat maak je het jezelf meester. Kopiëren van anderen werkt ook goed, maar je moet het wel begrijpen.
- Gedetailleerde omschrijving van wat de mensen wel en niet te doen hebben. Iedereen moet weten wat hen te doen staat binnen hun deel van het project
- Management by plan: ik denk het hele project vooraf goed door en leg dat vast in een stappenplan
- Management by exception: ik zorg dat er op gelijkwaardig niveau contacten zijn, dat managers en directeuren van partijen elkaar kennen. Mocht dat niet vooraf geregeld zijn, dan zoek ik zo nodig iemand die mij kan helpen het escalatiemodel in te regelen. Ik weet precies wat mijn speelruimte is in het project en stap naar een ander niveau zodra ik merk dat ik daarbuiten kom. Zo houd ik de relaties in het project goed.
- Productie. Alles wat ik in het stappenplan opneem draagt bij aan de productie. Met behulp van zelf ontwikkelde voortgangsrapportages maak ik de voortgang zichtbaar.
- Omgeving van het project houd ik voortdurend in het oog. Dat is zowel de fysieke omgeving, de locatie van het werk, als de mensen waar ik in en om het project mee te maken heb.
Verder hanteer ik ook de Prince2-thema’s voor ieder project: Businesscase, Organisatie, Kwaliteit, Planning, Risico’s, Voortgang, Wijzigingen. Nadat ik dit allemaal ben langsgelopen en waar nodig heb uitgewerkt heb ik het project in theorie te pakken.
En dan begint wat ik noem het radarspel. Dat heeft alles te maken met mensen. Zorg voor de juiste mensen op de juiste plaats en kijk daarbij goed naar vakkennis en zeker zo belangrijk: de persoonlijke kenmerken. Is het iemand die het helemaal zelf kan, is het iemand die voortdurend aandacht nodig heeft of is het iemand waar je af en toe een keer langs moet? Is het iemand die over zijn vak heen kan kijken in grote projecten, of is het iemand die zich concentreert op de techniek? Op het moment dat ik geen vrije keus heb en ik iemand toegewezen krijg die niet goed op het project past, dan zorg ik ervoor dat die persoon ondersteuning krijgt om in het werk te kunnen groeien.’
Jong geleerd
‘Ik heb altijd in de techniek gewerkt. Na de Philipsschool in Hilversum wilde ik gelijk aan de slag in de bedrijfstelefonie. Als mannetje van begin twintig aangebeld bij Wakker B.V. in Vianen. Ze hadden niet gelijk passend werk voor me, maar ze wilden me wel graag hebben. Of ik laarzen had, dan kon ik gelijk beginnen. Zo ging het toen: Diploma, aanbellen, gesprek, baan!
Al snel kon ik toch aan de slag met het werk waarvoor ik was gekomen, het installeren en programmeren van KPN bedrijfstelefooncentrales. Na een paar maanden zelf monteur te zijn geweest werd ik uitvoerder en kreeg ik mensen mee om de klussen te klaren. Na Wakker heb ik nog bij Schreuder en Vitel gewerkt, dat later verkocht werd aan GTI. Vlak daarna ben ik overgestapt naar Baas. Hier werk ik alweer 30 jaar!
Als ik nu terugkijk naar wat ik in de praktijk leerde dan is mijn werkwijze altijd al in de stijl van de theorie geweest. Maar ik was vroeger wel harder. Ik was een bijtertje. Ik kwam ‘binnen zonder kloppen’ als iets me niet zinde of als ik onrecht voelde. Nu weet ik ook nog steeds het doel te bereiken maar doe dat op een professionelere manier.
(Geen) Papiertijger
‘Hoe ik zover gekomen ben? Misschien doordat ik de zaak administratief goed op orde heb. Ik heb dat in mijn beginjaren geleerd van een opdrachtgever bij KPN, een echte papiertijger. Hij had zijn zaken administratief veel beter op orde dan ik. Daarentegen was ik juist beter thuis in de techniek en operationele uitvoering. Van hem heb Ik de kunst afgekeken.
Ik zorg ervoor dat mijn mensen wekelijks een productieoverzicht aanleveren, zodat ik steeds kan zien of we onder aan de streep uitkomen. Eén keer in de week ga ik langs om ter plaatse te kijken of de werkelijkheid een beetje klopt met wat ik op papier zie. Dat werkt. De buitenmensen informeren mij open en volledig. Makkelijk in te vullen productiestaten helpen daarbij. Het komt ook doordat ik ze duidelijk uitleg waarom ik hun informatie nodig heb.’
Hetzelfde steeds anders
‘Ze hebben mij wel eens gevraagd: ‘Manfred, als we straks een nieuwe projectleider hebben, wil jij die dan opleiden? Jij weet precies hoe het allemaal werkt’ Maar zo makkelijk is dat niet! Ik kan wel iemand een theorietje leren, maar ik kan geen kopie van mijzelf maken. Vraag zes projectleiders om een klus te klaren met één en dezelfde ploeg en je krijgt zes keer iets anders. Het zit hem in de chemie van persoonlijke relaties. Daar scherp op zijn maakt dat ik altijd hetzelfde spel speel, maar steeds op een andere manier.